今回は、業務改善手段の筆頭とも言える、
Excel-VBAについて一つエピソードを紹介していきます。
具体的なVBAの作成方法ではなく、
お客様の業務がどんな姿になるか、というエピソードです。
みなさまの日常業務にも当てはめながら、
Excel-VBA活用場面を想像してみてくださいね。
現状の業務
先日とあるお客様におじゃました際に、やはり業務効率化のお話になり、その中でも特に事務作業の効率化の話になりました。
そのお客様は、従業員20名で、事務作業をやられている方が２名でやっており、
「かなりキツイ！」
ということで具体的にお話を伺うことになり、作業内容のヒヤリングと観察をさせていただきました。
私から見た感じ、以下のような作業をしていました。
１．従業員が作業日報を入力
２．事務職員が作業日報を集計
・文字入力ミスチェック
・作業ナンバーと作業内容を照合
３．事務職員は集計した作業日報を週単位に再集計
４．週単位に集計された実績を月単位に再集計
５．月単位に集計された実績と給与計算を照合
６．週単位に集計された実績値を受注別に作業実績に集計
７．受注別作業実績をもとに請求額を計算して請求書を作成
さて、改めて文字にするとめんどくさそうだなぁと再認識させられます。
この一連の作業、主に一人の女性が担当しており、わからないことは別の女性が教えながら、答えながら、時には一緒に調べながら作業をしていらっしゃいます。
「この作業、どのくらい時間がかかってるんですか？」
と話を進めていくと、
なんと、３５時間/月 かかっていました。
一日の勤務時間が８時間としても、１ヶ月のうち約１週間はこの作業をしていることになります。
従業員２０名の会社でですよ！？
これはもったいない！！
Excel-VBAのご提案
そこで、Excel-VBAの提案をさせていただきました。
私が思う、間接業務効率化の王道です！
上記の作業は、以下のようになります。
１．従業員が作業実績を入力
・作業ナンバーにより作業内容を自動呼出し
・全角/半角も自動で半角統一
・作業実績データベースに自動登録
２．月ごとの作業実績集計値を自動出力
３．受注ごとの作業実績値を自動出力
これだけになります！！
これによって削減できる時間は、
３２時間/月！！
お客様には喜んで提案を受け入れていただきました。
大事なこと
今回のエピソードで大事なことは、
Excel-VBAを使うこと
ではありません。
ことの本質は、
大変だなと思う作業をラクにする方法を探す・調べる
ということです。
この
・方法を探す
・専門家に相談する
ということに投資ができる経営者が少ない気がしています。
知識は資産です。投資をすることで得ることができるものです。
それに、“ナイ” ものは “ナイ” んです！
いくら頑張っても出てきません。
教えてもらうことに投資をするという考え方、
これを大切にしましょう。
チームで取り組む大切さ
さて、今回のこのワークフローに関わる登場人物は、１０名の実績入力する従業員・２名の集計事務作業員の合計１２名がここに絡んでくるのです。
自分がやっている作業が他のどんなプロセスに紐づき、それがどんな問題を抱えているのか、理解して取り組んでいただかないといけませんね
間接作業の効率化は「働き方改革」のカギとも言えます。
ぜひ、Excel-VBAを活用してみてくださいね！
もう少し具体的に話を聞いてみたいという方は、
メールにてお気軽にご連絡ください！！
