生産性向上や業務効率化の中で、【ペーパーレス】ということが頻繁に挙げられます。
しかしながら、ペーパーレス化するということは具体的にどういうことで、どんな効果をもたらし、どのように進めるのか。
はっきりと理解されている方は意外にも少ない、という事実があります。
今回は、そんなペーパーレス化について、私がこれまで経験してきたことをベースに発見した取り組みにあたっての4つのポイントを紹介します。
ペーパーレスに関する動画もご確認ください！
ペーパーレス化は業務改革
【作業に伴う紙を無くす】
ということは、
【作業のやり方が変わる】
ということです。
誰しもが、今の作業と違うことをする、あるいは新たに作業が加わることに対して、少なからず抵抗があるものです。
大切なことは、
導入する前に、作業が変わるイメージをある程度作る
ことではないかと思っています。
自分はどのように作業し、その作業の結果がどうなるのか、実際に作業をする人がイメージを膨らませることが重要です。
この段階を怠ると、作業の変化について行けず「結局紙がいい！」となってしまい、そんなケースも多々目にしてきました。
ペーパーレス化は手段の一つ
ペーパーレス化は、生産性向上を目的とした業務改革の一つの手段にしか過ぎない、
という理解が必要です。
言い換えれば、必ずしもペーパーレスにする必要がない領域もあります。
業務改革の一環として、ペーパーレスによる効率化と付加価値向上を実現できる領域を明確にし、ペーパーレス化が実現したその後に到達している自らの姿をイメージすることが大切です。
「ペーパーレス化が目的になっていないか？」
こんな自問をときどきしてみると良いでしょう。
ペーパーレス化の進め方
大きく4つのステップと考えています。
1. 現状把握
まずは、紙を使用していることによるロスがどのくらいあるのかを、客観的に把握しましょう。
ポイントとしては、
・使用している紙の枚数
・印刷している量
・紙を探す時間
・綴じる時間
・紙のある場所まで行く時間
数字や図にして可視化することが重要です。
紙を削減することによって、どのくらいのムダが削減できるか、これを ”定量的” に把握しましょう。
2. 文書の選別
ペーパーレス化（電子化）するものとそうでないものを選別します。
その際に、そもそも管理すべき文書を定めておく必要があります。ISO9001や品質マニュアルを振り返り、もう一度整理してみましょう。
忘れてはならないのが、
『ペーパーレス化のデメリットを考慮すること』
これをを怠ってはいけません。これを忘れてしまうと、ムダにペーパーレスしてしまう可能性があります
ペーパーレス化の作業に時間や費用は掛かるものの、変えたことによってできなくなってしまったことが生じ、結果的に業務改善になっていない。
こんなことにはならないようにしましょう。
当たり前のようなんですが、この罠に陥ってしまう人って結構多いんです。冒頭でもありましたが、「手段の目的化」が無意識に進み、ペーパーレス化すること自体が目的になってしまうと、起こりうることなんです。十分に気をつけましょう。
3. テスト導入
自信がない限りは、いきなり本格導入してはいけません。最初は紙と平行して運用するなどして、作業の変化に慣れるフェーズを設けましょう。
いきなり本格導入するデメリットとしては、
・デメリットばかりが目立つ
・変化についていけない
・一時的な作業負担が膨大に増える
・結果、誰もやらない
なんてことが起こります。せっかく進めているプロジェクトをこの段階で台無しにしないようにしましょう。
そして、
・メリットを把握する
・デメリットを把握する
・今後のスケジュールを練る
をきちんとしましょう。
4. フィードバック & 本格導入
テスト段階で新たに出てきた課題や、デメリットを踏まえて、本格運用のルールに反映させましょう。その後、正式運用としてルールを定めましょう。
この段階では、改めてデザインレビューのような合意形成の場があると良いですね。関係部門・関係者を集めて合意を図りましょう。
ペーパーレスに関する動画もご確認ください！
